本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则修订。
本标准代替HY/T057—2001《海洋管理机关档案业务规范》。本标准在原HY/T057—2001基础上,按照GB/T1.1《标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)和DA/T22《归档文件整理规则》,对结构及相关内容进行了调整修改,除编辑性修改外,主要的技术变化如下:
———增加了新的规范性引用文件,GB/T11821《照片档案管理规范》、GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》、DA/T1《档案工作基本术语》;
———增加了关键术语“电子文件”、“件”、“归档电子文件”、“逻辑归档”、“物理归档”、“全宗”,修改了“文件材料”的定义(见3.2、3.3、3.4、3.5、3.6、3.8、3.1);
———删除了“立档单位与全宗”(见原HY/T057—2001的第4章);
———增加了“总体质量要求”(见第4章);
———修改了文件材料收集、整理、归档的过程,将原标准的“归档”与“档案系统整理”修改调整为“文件材料的收集积累”、“文件材料的整理”、“文件材料的归档”、“档案整理”(见第5章、第6章、第7章、第8章,原HY/T057—2001的第5章、第6章);
———修改了原标准“档案的利用”,将档案保管、统计相关内容移入该章节,修改后为“档案的保管、统计与利用”(见第9章,原HY/T057—2001的第8章);
———修改了原标准“档案的统计、鉴定与移交、销毁”,将档案统计的内容移至“档案的保管、统计与利用”章节,修改后为“档案的鉴定、移交与销毁”(见第10章,原HY/T057—2001的第9章);
———修改了“文件材料归档范围和保管期限表”,明确界定归档文件“定期”的保管年限(见附录A,原HY/T057—2001的附录B);
———修改了“不归档文件材料范围”(见附录B,原HY/T057—2001的附录C);
———删除了“档号章”格式,增加了“归档章”格式(见附录C图C.1,原HY/T057—2001的附录A
图A.18);
———以“归档文件目录”与“归档文件目录封面”替代了“案卷目录封面”、“案卷目录”、“卷内文件目录”(见附录C图C.2、图C.3,原HY/T057—2001的附录A 图A.4、图A.5、图A.6);
———修改了“备考表”的格式(见附录C图C.4,原HY/T057—2001的附录A 图A.7);
———明确了以“盒”为保管方式的档案装具,删除了“案卷卷盒”、“案卷盒封面”、“案卷卷脊”,增加了“档案盒封面”与“档案盒脊”(见附录C 图C.5、图C.6,原HY/T057—2001 的附录A
图A.1、图A.2、图A.3);
———增加了“归档电子文件目录”、“归档电子文件移交、接收检验登记表”的格式(见附录C图C.7、图C.9);
———删除了“案卷交接登记表”,增加了“归档文件交接手续表”的格式(见附录C 图C.8,原HY/T057—2001的附录A 图A.8);
———增加了“档案盒信息表封面”与“档案盒信息表”的格式(见附录C图C.10、图C.11);
———修改了“档案交接文据”的格式(见附录C图C.12,原HY/T057—2001的附录A 图A.8);
———修改了“档案销毁清册封面”、“档案销毁清册”的格式(见附录C 图C.14、图C.15,原HY/T057—2001的附录A 图A.11、图A.12);
———删除属立档单位内部管理中使用的“档案借阅登记簿”、“档案代理卡”、“档案库房温湿度控制Ⅲ
HY/T057—2011
登记簿封面格式”、“档案库房温湿度控制登记表”、“文号目录”(见原HY/T057—2001的附录A 图A.9、图A.13、图A.14、图A.15、图A.16)。
本标准由国家海洋局第二海洋研究所提出。
本标准由全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC283)归口。
本标准起草单位:国家海洋局第二海洋研究所、国家海洋局机关档案室、国家海洋局东海分局、浙江省海洋与渔业局、国家海洋技术中心、中国海洋档案馆。
本标准主要起草人:葛彦华、杨关铭、潘峰、薛军、陶雪岩、薛惠芬、姚海琴、杨和明、潘建中、陈凌云。
本标准历次版本发布情况为:
———HY029.2—1993《国家海洋局系统机关档案业务规范》。 |
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